○宇佐市文書管理規程
平成17年３月31日訓令第11号
宇佐市文書管理規程
目次
第１章　総則（第１条―第10条）
第２章　帳票等の種類（第11条・第12条）
第３章　文書の収受及び配布（第13条―第15条）
第４章　文書の処理（第16条―第33条）
第５章　文書の浄書及び発送（第34条―第38条）
第６章　文書の整理、保管、保存及び廃棄（第39条―第48条）
第７章　雑則（第49条・第50条）
附則
第１章　総則
（趣旨）
第１条　この規程は、本市における事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１)　部　宇佐市組織条例（平成17年宇佐市条例第12号）第１条に規定する部並びに宇佐市安心院支所及び宇佐市院内支所（以下「支所」という。）をいう。
(４)　文書　本市において職員が職務上作成し、又は取得した文書（磁気テープその他これらに類するものから出力され、又は採録されたものを含む。）をいう。
(５)　保管　各課長が文書上の事務処理が完結した文書を、一定期間当該主管課の事務室内において保管することをいう。
(６)　保存　総務課長が各課長から引継ぎを受けた文書を、文書倉庫（以下「書庫」という。）において保存することをいう。
(７)　ＬＧＷＡＮ文書　総合行政ネットワークの電子文書交換システムを介して交換される電子媒体文書をいう。
(８)　文書管理システム　本市における文書の起案、保管、保存、管理等を行うための情報システムをいう。
(９)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
一部改正〔平成19年訓令４号・31年２号〕
（文書による事務処理の原則）
第３条　事務の処理は、原則として文書によって行わなければならない。
２　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務が能率的に処理されるように努めなければならない。
３　宇佐市情報公開条例（平成17年宇佐市条例第18号）第７条各号に規定する情報が記録された文書は、特に注意して取り扱わなければならない。
４　文書は、常に平易かつ明確に表現するように努めなければならない。
（課長等の職務）
第４条　課長は、常に所管する課の文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
２　課の係総括及び庶務担当者は、課長の指揮を受けて文書事務の処理を推進し、文書が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
一部改正〔平成27年訓令４号〕
（文書主任及び文書担当者の設置及びその職務）
第５条　係及び出張所に文書主任を置く。
２　前項の文書主任は、係総括及び出張所長をもって充てる。
３　文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(１)　文書の収受、発送及び配布に関すること。
(２)　文書の審査に関すること。
(３)　文書の処理の促進及び改善指導に関すること。
(４)　文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(５)　その他文書事務の処理に関すること。
４　文書主任の補助者として文書担当者を置くことができる。
５　文書担当者は、文書主任の指揮監督の下、第３項第１号及び第４号の事務を補助する。
６　文書担当者は、所属職員のうちから課長が１人又は複数人を指定する。
７　課長は、文書担当者を指定した場合は、その旨を総務課長に報告しなければならない。
８　文書主任が不在のときは、上席の職員をもって、これを代行させるものとする。
一部改正〔平成21年訓令６号・８号・27年４号〕
（文書主任会議）
第６条　総務課長は、文書事務の適正化及び迅速化を図るため、必要があると認めるときは、文書主任を招集して、文書主任会議を開くことができる。
（総務課長及び地域振興課長の職務）
第７条　総務課長の職務は、次のとおりとする。
(１)　本市における完結文書の保存事務を掌理する。
(２)　本庁における文書及びこれに付随する物品の収受、配布及び発送に係る事務を掌理する。
(３)　各課における文書事務が円滑適正に処理されるように指導し、常にその改善に努めなければならない。
(４)　必要に応じて文書事務の処理状況について調査を行い、その結果に基づき必要な措置を求めることができる。
２　地域振興課長は、それぞれの支所における文書及びこれに付随する物品の収受、配布及び発送に係る事務を掌理する。
（文書の種類）
第８条　文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(１)　法規文書
ア　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条の規定により制定するもの
イ　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの
(２)　公示文書
ア　告示　法令の規定又は職務上の権限に基づき、決定又は処分した事項を広く一般に周知させるため公示するもの
イ　公告　告示以外で一定の事項を広く一般に周知させるため公示するもの
(３)　令達文書
ア　訓令　所属機関又は職員に対し、指揮命令するもの
イ　指令　個人又は団体等に対し、申請、願い等に基づき指示命令するもの
(４)　往復文書　照会、回答、通知、依頼、諮問、答申、報告、届け、申請、願い、建議、勧告、進達、副申、協議、送付、伺い、上申、内申などの文書をいう。
(５)　内部文書　要綱、要領、復命、供覧、回覧などの文書をいう。
(６)　その他の文書　議案、証明書、契約書、表彰文、儀礼文、争訟関係文書、請願書、陳情書、事務引継書などの文書をいう。
（用字及び用語）
第９条　用字及び用語は、次の各号によらなければならない。ただし、人名、地名、学術用語等これによることが不適当と思われるものは、この限りでない。
(１)　常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）
(２)　現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）
(３)　送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）
(４)　外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）
(５)　公用文作成の要領（昭和27年内閣閣甲第16号）
(６)　公用文における漢字使用等について（平成22年内閣訓令第１号）
２　前項の規定によるもののほか、条例、規則、告示、及び訓令の用字及び用語については、法令における漢字使用等について（平成22年内閣法制局総総第208号）の定めるところによるものとする。
一部改正〔平成23年訓令２号〕
（文書の左横書き）
第10条　文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(１)　法令の規定により様式を縦書きに定められているもの
(２)　他の官公署から様式を縦書きと指定されているもの
(３)　祝辞、弔辞その他これに類するもの
(４)　賞状、表彰状その他これに類するもの
(５)　その他特に縦書きを必要とするもので、総務課長が認めたもの
第２章　帳票等の種類
（簿冊）
第11条　文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。
(１)　特殊郵便物交付簿　（様式第１号）
(２)　金券交付簿　（様式第２号）
(３)　郵便物発送簿　（様式第３号）
(４)　当直郵便物受付簿　（様式第４号）
(５)　例規番号簿　（様式第５号）
(６)　告示番号簿　（様式第６号）
(７)　指令番号簿　（様式第７号）
（文書受付印、回議書等）
第12条　前条に定めるもののほか、文書受付印、回議書その他文書の取扱いに要するものは、次のとおりとする。
(１)　文書受付印　（様式第８号）
(２)　供覧書　（様式第９号）
(３)　回議書　一般文書　（様式第10号）
(４)　回議書　競争入札伺兼契約締結伺　（様式第11号）
(５)　回議書　随意契約伺兼契約締結伺　（様式第12号）
(６)　回議書　変更契約締結伺　（様式第13号）
(７)　回議書　起工伺　（様式第14号）
(８)　回議書　工事変更伺　（様式第15号）
(９)　回議書　委託伺　（様式第16号）
(10)　回議書　委託変更伺　（様式第17号）
(11)　回議書　物品購入伺・物品購入変更伺　（様式第18号）
第３章　文書の収受及び配布
（到達文書の処理）
第13条　到達した文書は、本庁にあってはすべて総務課で、支所にあってはそれぞれの地域振興課（以下単に「地域振興課」という。）で収受し、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(１)　配布先の明確な文書は、開封せず総務課又は地域振興課に備付けの文書配布箱（以下「文書箱」という。）により、各課に配布する。
(２)　配布先の不明な文書は、これを開封し配布先を確認の上、文書箱により各課に配布する。
(３)　特殊取扱郵便物（速達及び年賀特別郵便を除く。）は、開封せず特殊郵便物交付簿に必要事項を記載して、速やかに主管課の文書主任又は文書主任があらかじめ指定する者に配布し受領印を受けなければならない。この場合において、配布先が不明なものは、開封して配布先を確認する。
(４)　開封した文書で、現金、金券類及び有価証券等が添付されている文書は、金券交付簿に必要事項を記載して、主管課の文書主任又は文書主任があらかじめ指定する者に配布し受領印を受けなければならない。
(５)　数課に関係のある文書は、その内容により関係の深い課に配布する。
２　訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書は、前項に規定する手続によるほか、収受の日時を明記しなければならない。
３　文書又は物品の収受に関し、送達証明の請求をするものがあるときは、総務課長が受領証を交付し、又は受領印を押印するものとする。
４　郵便料金の未納若しくは不足の文書又は物品が到達したときは、官公署から送付されたものその他総務課長又は地域振興課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
５　受領すべきでないことが明らかな文書は、直ちに返送、転送その他必要な措置をとらなければならない。
一部改正〔平成30年訓令５号〕
（ＬＧＷＡＮ文書等の処理の特例）
第14条　ＬＧＷＡＮ文書又は各課に直接到達した文書若しくは職員が出張先で受領した文書は、前条の規定にかかわらず各課で処理することができる。
（勤務時間外に収受した文書）
第15条　勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領し、当直郵便物受付簿に記載し、本庁にあっては総務課長に、支所にあっては地域振興課長に速やかに引き継がなければならない。
第４章　文書の処理
（配布文書の処理）
第16条　文書主任は、文書の配布を受けたときは、これを開封し、主管に属する文書であることを確認の上、直ちに当該文書の右上覧余白に文書受付印を押印し、担当者に配布しなければならない。
２　担当者は、前項の配布文書を受領した場合は、速やかに必要事項を文書管理システムに登録し、供覧書を添付しなければならない。
３　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、受付印及び文書管理システムへの登録を省略することができる。
ア　新聞、雑誌、カタログその他これらに類するもの
イ　庁内文書
ウ　その他保存の必要のない軽易な文書
４　重要又は異例な事項で、その処理について上司の指示を受ける必要があると認められるものは、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。
５　第13条第１項第５号により配布された文書は、その主管課において写しの配布その他の方法により、関係課に通知又は合議し処理しなければならない。
（主管に属しない文書）
第17条　文書主任は、配布を受けた文書で主管に属しないものがあるときは、速やかに総務課に返付しなければならない。ただし、配布先が明確な文書は、課相互間で授受しても差し支えないものとする。
（文書の起案）
第18条　文書の起案には、回議書を用い、次に掲げるところにより作成しなければならない。
(１)　回議書には、件名を標記し、起案の目的、理由、説明、経過等を記し、必要があるときは、関係法令、例規、予算関係等を付記するとともに、関係文書、参考資料等を添付しなければならない。
(２)　回議書には、記号番号、保存年限、決裁区分、開示・不開示区分、起案年月日等の必要事項を記入しなければならない。
(３)　第12条第３号の回議書によって起案する場合は、原則として文書管理システムから出力されたものを使用する。
(４)　第12条第４号から第11号までの回議書には、宇佐市事務決裁規程（平成17年宇佐市訓令第２号。以下「決裁規程」という。）に定める決裁区分により、押印を要しない欄を抹消しなければならない。
２　軽易な文書は、回議書を用いず、文書の余白を利用して立案することができる。
（決裁区分）
第19条　回議書の決裁区分は、次のとおりとする。
(１)　市長の決裁を要するもの（第12条第４号から第11号までの回議書において甲決裁という。）
(２)　副市長限りで処理するもの（第12条第４号から第11号までの回議書において乙決裁という。）
(３)　部長限りで処理するもの（第12条第４号から第11号までの回議書において丙決裁という。）
(４)　課長限りで処理するもの（第12条第４号から第11号までの回議書において丁決裁という。）
一部改正〔平成19年訓令４号〕
（文書の発信者名）
第20条　文書の発信者名は、市長名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、副市長、部長又は課長名若しくは市名を用いることができる。
２　照会等に対する回答文書の発信者名は、前項の規定にかかわらず、照会等のあったあて名を用いることができる。
一部改正〔平成19年訓令４号〕
（事務担当者等の表示）
第21条　発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を表示するものとする。
（決裁）
第22条　文書は、決裁規程の定めるところにより、決裁を受けなければならない。
（合議）
第23条　他の部課に関係のある文書は、決裁規程の定めるところにより、合議しなければならない。
２　合議は、関係の深い課から順次行うものとする。
３　合議に関与する者は、係総括以上とする。
４　合議を必要とする文書を起案する場合は、あらかじめ関係部課と充分協議しなければならない。
一部改正〔平成27年訓令４号〕
（合議文書の処理）
第24条　合議を受けた文書は、直ちに審査し、異議のないときは認印の上、直ちに回付しなければならない。なお、審査に日時を要するときは、その事由を主管課に通知しなければならない。
２　合議を受けた文書に異議があり、協議してもなお決定しないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。
（合議文書の再回）
第25条　合議を受けた文書について、事案の決裁結果を知る必要があるときは、再回を求めることができる。この場合において、当該文書の上部に「要再回」と朱書きしなければならない。
２　前項の表示のある文書は、その施行に先だって、再回を求めた者に回付しなければならない。
３　前項の規定により再回された文書を閲覧したときは、「要再回」の箇所に認印をし、主管課に返付しなければならない。
（合議文書の廃案の場合等の処理）
第26条　合議済の文書が廃案となり、又は重大な変更をしたときは、その旨を合議先に連絡しなければならない。
（重要文書等の取扱い）
第27条　重要若しくは秘密の取扱いを要する文書又は急を要する文書は、起案者又はその上司が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
２　重要又は秘密の文書は、封筒に入れる等して、常にその取扱いに留意して秘密のもれないようにしなければならない。
（文書の審査）
第28条　起案文書は、文書主任の審査を受けなければならない。
（総務課の文書審査）
第29条　次の各号のいずれかに該当する文書は、関係のある部課の合議を受けた後、総務課の審査を受けなければならない。
(１)　市長決裁文書及び副市長専決文書
(２)　法令の解釈、適用等について疑義が生じているもの
一部改正〔平成19年訓令４号〕
（往復文書等の記号及び番号）
第30条　往復文書（その他の文書のうち番号を付けることが適当と思われる文書を含む。）には、課ごとに次に掲げるところにより、記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。
(１)　記号は、別表に掲げるとおりとする。
(２)　番号は、記号に続けて「第　号」をもって記載するものとし、文書管理システムが付番する番号を付けるものとする。
（法規文書等の記号及び番号）
第31条　法規文書、公示文書、令達文書並びに内部文書のうち要綱及び要領に当たるものには、次の各号に掲げる文書の区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。
(１)　条例、規則、訓令、告示及び要綱　記号はその区分に従い「宇佐市条例」、「宇佐市規則」、「宇佐市訓令」、「宇佐市告示」及び「宇佐市要綱」とし、番号は総務課においてその種別ごとに例規番号簿及び告示番号簿により、暦年による一連番号を付けるものとする。
(２)　指令　記号は前条第１号の記号の次に「指令」の字を加えたものとし、番号は課ごとに会計年度による一連番号を付けるものとする。
(３)　要領　記号は前条第１号に、当該文書の付番については同条第２号による。
（決裁文書の取扱い）
第32条　起案者は、決定権者の決裁が終了したときは、回議書の所定欄に決裁年月日を記入し、施行の手続をとらなければならない。
（未完結文書の整理）
第33条　完結していない文書は、常に整理しその所在を明らかにしておかなければならない。
第５章　文書の浄書及び発送
（浄書及び照合）
第34条　原議の浄書は、主管課において行うものとする。
２　原議の浄書は、正確かつ明瞭に行わなければならない。
３　浄書済みの文書は、当該原議と照合しなければならない。
（公印の押印）
第35条　施行する文書には、宇佐市公印規則（平成17年宇佐市規則第13号）の定めるところにより、公印を押さなければならない。
２　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、公印を省略するものとする。この場合において、当該文書の左上部に「（公印省略）」と明記し、回議書の使用公印欄に「公印省略」と記入し、決裁を受けなければならない。
(１)　庁内文書
(２)　庁外文書のうち軽易な文書
(３)　その他文書の性質上不要と認める文書
３　施行する文書のうち、契約書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に当該文書に使用した公印で契印しなければならない。
４　送信する電子文書には、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な電子文書については、これを省略することができる。
５　電子署名に関し必要な事項は、別に定める。
一部改正〔平成30年訓令10号〕
（発送文書の取扱い）
第36条　発送文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(１)　郵送を要する文書は、必要な包装をし、発送年月日及び課名を明記の上、文書主任が取りまとめ、本庁にあっては総務課に、支所にあっては地域振興課に提出すること。
(２)　文書を大量に発送するとき、又は急を要する文書を発送するときは、あらかじめ総務課又は地域振興課と協議すること。
(３)　県庁あて文書については、封筒に入れず総務課又は地域振興課に提出すること。ただし、急を要する文書又は親展文書については、この限りでない。
２　前項により総務課又は地域振興課に提出された発送文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(１)　発送文書は、課名、数量、料金区分等を確認し、原則として料金後納郵便物として発送する。
(２)　書留、速達等特殊な事務取扱いをする文書は、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をする。
（庁内文書の配布）
第37条　庁内文書は、総務課又は地域振興課の文書箱を利用して配布するものとする。ただし、課において直接配布することが適当であると認めるものは、この限りでない。
（完結文書）
第38条　完結文書とは、事件の完結した文書をいい、完結の日は次に掲げるところによる。
(１)　法規、公示又は令達文書は、所定の手続により公布又は公示された日
(２)　契約関係文書は、当該契約事項の履行が終わった日
(３)　出納関係の証拠書類は、当該出納のあった日
(４)　訴訟関係書類は、当該事件の完結した日
(５)　その他の一般文書は、当該文書の事案が施行された日
第６章　文書の整理、保管、保存及び廃棄
（文書管理システムのフォルダ作成）
第39条　文書主任は、文書の分類、整理、保管及び保存を適切に行うため、文書管理システムに総務課長が別に定める文書分類表に基づき、分類用のフォルダを作成、修正又は廃棄しなければならない。
（完結文書の整理）
第40条　完結した文書は、次に掲げるところにより、編集及び製本しなければならない。
(１)　会計年度又は暦年別に区分し、整理すること。
(２)　製本する場合は、総務課長の指定したファイルを用い、目次用紙及び背表紙を付け、必要事項を記載すること。
(３)　前号の背表紙には、第45条第１項に定めるところにより、色別による保存種別を表示すること。
(４)　製本の厚さは、おおむね10センチメートルを限度とし、１冊に製本できない場合は、枝番号をつけて適宜分冊することができる。
(５)　年間の発生紙数の少ない文書は、数箇年を通じて合冊することができる。この場合においては、区分紙により年又は年度の区分を明らかにすること。
(６)　密接な関係がある２以上の完結文書は、１件として整理し、保存期間を異にするものについては長期のものにより、分類番号を異にするものについては主たる文書の分類番号により整理すること。
２　前項の規定にかかわらず、指定ファイルで製本することが困難なものは、箱等他の適当な方法で整理することができる。
（保管）
第41条　前条で整理した文書は、主管課の保管庫に整置し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
２　前年及び前年度の完結文書は、主管課において前項に順じて保管しなければならない。
３　前項の保管期間は、保存年限に算入する。
（保管文書の引継ぎ）
第42条　各課において保管を終えた文書は、総務課長に引き継がなければならない。
２　前項の規定にかかわらず、職務の遂行に著しい支障を生ずる等の理由により総務課長が認めた保存文書については、主管課で保存することができる。ただし、主管課はその理由がなくなったものについては、速やかに総務課長に引き継がなければならない。
（引継文書の審査）
第43条　総務課長は、前条の引継ぎを受けたときは、そのファイルの編集内容及び保存期間等を審査する。
２　総務課長は、前項の審査の結果、不適当なものがあるときは、その修正を求めることができる。
（保存）
第44条　総務課長は、前条の規定による審査の結果適当と認めるものについては、書庫で保存しなければならない。
２　書庫は、総務課長が管理する。
（保存年限）
第45条　文書の保存年限は、次の５区分とする。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。
第１種　永年保存　赤色
第２種　10年保存　青色
第３種　５年保存　黄色
第４種　３年保存　緑色
第５種　１年保存　白色（無地）
２　前項の規定による保存年限の各区分の基準は、文書分類表の定めるところによるが、おおむね次のとおりとする。
第１種に属する文書
(１)　条例、規則その他例規の原議文書
(２)　重要な事業計画及びその実施に関する書類
(３)　市史の資料となる重要書類
(４)　議会の会議録、議決書等重要書類
(５)　訴訟及び不服申立てに関する書類
(６)　重要な契約書
(７)　任免、賞罰に関する重要書類
(８)　財産、営造物及び市債に関する重要書類
(９)　隣接市町との分合及び境界変更に関する書類
(10)　学校、その他重要な機関の設置廃止に関する書類
(11)　事務の引継ぎに関する書類
(12)　その他重要にして永年保存の必要があると認める書類
第２種に属する文書
(１)　金銭の支払いに関する証拠書類
(２)　行政執行上必要な統計資料に関する書類
(３)　訓令、告示、内規、通知等で重要でないもの
(４)　原簿台帳等の簿冊で重要でないもの
(５)　許可、認可、指令又は契約、規約等で重要でないもの
(６)　請願、建議又は陳情で特に重要なもの
(７)　職員の給与に関するもの
(８)　表彰に関するもので重要でないもの
(９)　その他10年保存の必要があると認めるもの
第３種に属する文書
(１)　おもな行政事務の施策に関する書類
(２)　行政執行上参考となる資料
(３)　建議又は陳情で重要でないもの
(４)　市税等賦課徴収に関する書類
(５)　金銭出納に関する書類
(６)　職員の諸願届で重要なもの
(７)　その他５年保存の必要があると認めるもの
第４種に属する文書
(１)　一般行政事務の施策に関するもの
(２)　軽易な照会、回答及びその他往復文書で、３年又は１年以上の保存を必要とするもの
(３)　その他３年保存の必要があると認めるもの
第５種に属する文書
第１種から第４種までに属しないもの
一部改正〔平成19年訓令４号・30年５号〕
（保存文書の借覧）
第46条　保存文書を借覧しようとする職員は、文書管理システムから保存ファイル貸出票を出力し、総務課長に提出しなければならない。
２　保存文書の借覧期間は５日以内とする。ただし、総務課長が認めるときは、この限りでない。
３　総務課長は必要があると認めたときは、借覧期間中でもこれを返還させることができる。
４　借覧中の保存文書は、転貸、抜取り、取替え、書換え等をしてはならない。
（文書の廃棄）
第47条　総務課長は、毎年１回保存期間の満了した保存文書を廃棄しなければならない。
２　総務課長は、保存期間が満了していない文書であっても、明らかに保存の必要性がなくなったと認める文書については、主管課長と協議の上、その保存期間を短縮し、廃棄することができる。
３　総務課長は、保存期間の満了した文書であっても、主管課長から要求があり、かつ、保存する必要があると認めるときは、さらに期間を定め保存することができる。
４　廃棄する文書は、焼却又は切断する等適当な方法で処分しなければならない。
（市史の資料）
第48条　前条の規定により廃棄する場合、総務課長が市史編集の資料として必要と認めるものは、これを別に保存しなければならない。
第７章　雑則
（庁外持出しの禁止）
第49条　文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により主管課長又は総務課長の許可を受けたときは、この限りでない。
（補則）
第50条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。
一部改正〔平成17年訓令55号・19年４号〕
附　則
（施行期日）
１　この訓令は、平成17年３月31日から施行する。
（経過措置）
２　この訓令の施行の際、合併前の宇佐市文書管理規程（平成13年宇佐市訓令第７号）、安心院町役場文書取扱規程（昭和48年安心院町規程第２号）又は院内町文書管理規程（昭和37年院内町規程第５号）（以下これらを「合併前の訓令等」という。）の規定により現に保存されている文書の取扱いについては、なお合併前の訓令等の規定の例による。
附　則（平成17年５月19日訓令第49号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則（平成17年５月27日訓令第55号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則（平成17年７月１日訓令第58号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則（平成18年３月23日訓令第４号）
この訓令は、平成18年４月１日から施行する。
附　則（平成19年３月30日訓令第４号）
この訓令は、平成19年４月１日から施行する。
附　則（平成20年３月31日訓令第４号）
この訓令は、平成20年４月１日から施行する。
附　則（平成21年３月30日訓令第６号）
この訓令は、平成21年４月１日から施行する。
附　則（平成21年５月25日訓令第８号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則（平成22年３月31日訓令第５号）
この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
附　則（平成23年３月29日訓令第２号）
この訓令は、平成23年４月１日から施行する。
附　則（平成23年12月27日訓令第６号抄）
（施行期日）
第１条　この訓令は、平成24年４月１日から施行する。
附　則（平成24年３月30日訓令第７号）
この訓令は、平成24年４月１日から施行する。
附　則（平成25年３月26日訓令第２号）
この訓令は、平成25年４月１日から施行する。
附　則（平成26年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成26年４月１日から施行する。
附　則（平成27年３月31日訓令第４号）
１　この訓令は、平成27年４月１日から施行する。
２　この訓令の施行の際、現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙は、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附　則（平成28年３月28日訓令第３号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附　則（平成29年３月21日訓令第２号）
この訓令は、平成29年４月１日から施行する。
附　則（平成29年３月21日訓令第４号）
この訓令は、平成29年４月１日から施行する。
附　則（平成30年３月22日訓令第１号）
この規程は、平成30年４月１日から施行する。
附　則（平成30年５月15日訓令第５号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則（平成30年11月20日訓令第10号）
この訓令は、平成31年１月１日から施行する。
附　則（平成31年２月７日訓令第２号）
この訓令は、平成31年４月１日から施行する。
附　則（令和２年３月27日訓令第２号）
この訓令は、令和２年４月１日から施行する。
別表（第30条関係）
文書記号表
１　本庁

課名又は係名

文書記号

総務課

総務

秘書広報課

秘広

行財政経営課

行経

総合政策課

総政

危機管理課

危管

まちづくり推進課

まち推

人権啓発・部落差別解消推進課

人権

市民課

市民

税務課

税務

生活環境課

生環

清掃事業局

清掃

健康課

健康

福祉課

福祉

子育て支援課

子育

介護保険課

介護

介護保険等認定審査会事務局

介審

封戸保育園

封保

みどり保育園

み保

竜東保育園

竜保

南院内保育園

南保

指導監査室

指監

農政課

農政

耕地課

耕地

林業水産課

林水

商工振興課

商工

観光・ブランド課

観ブラ

文化・スポーツ振興課

文スポ

土木課

土木

都市計画課

都市

建築住宅課

建住

上下水道課（水道事業を除く。）

上下水

会計課

会計

２　安心院支所

課名

文書記号

地域振興課

安地域

市民サービス課

安市民

産業建設課（水道事業を除く。）

安産建

３　院内支所

課名

文書記号

地域振興課

院地域

市民サービス課

院市民

産業建設課（水道事業を除く。）

院産建

一部改正〔平成17年訓令58号・18年４号・19年４号・20年４号・21年６号・22年５号・23年６号・24年７号・25年２号・27年４号・28年３号・29年２号・４号・30年１号・31年２号・令和２年２号〕
様式第１号（第11条関係）
様式第２号（第11条関係）
様式第３号（第11条関係）
様式第４号（第11条関係）
様式第５号（第11条関係）
様式第６号（第11条関係）
様式第７号（第11条関係）
様式第８号（第12条関係）
様式第９号（第12条関係）
全部改正〔平成17年訓令49号〕
様式第10号（第12条関係）
全部改正〔平成31年訓令２号〕
様式第11号（第12条関係）

全部改正〔平成31年訓令２号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕
様式第12号（第12条関係）

全部改正〔平成31年訓令２号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕
様式第13号（第12条関係）

全部改正〔平成31年訓令２号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕
様式第14号（第12条関係）

全部改正〔平成27年訓令４号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕
様式第15号（第12条関係）

全部改正〔平成27年訓令４号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕
様式第16号（第12条関係）

全部改正〔平成27年訓令４号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕
様式第17号（第12条関係）

全部改正〔平成27年訓令４号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕
様式第18号（第12条関係）

全部改正〔平成27年訓令４号〕、一部改正〔令和２年訓令２号〕